Всеки занимаващ се професионално със счетоводни услуги знае, че изборът на подходяща счетоводна програма е ключов момент в цялостната организация на счетоводното обслужване.
В унисон с тенденциите във всяка една стопанска дейност, счетоводната професия вече има огромна нужда от повишаване на производителността на труда и увеличаване на качеството на счетоводния продукт.
А това в голяма степен може да се постигне, освен с повишаване квалификацията и подобряване организацията на работа на счетоводните специалисти, и с използването на максимално подходящи и функционални счетоводни програми.
За повечето счетоводни къщи или специализирани счетоводни предприятия, правилния избор на счетоводна програма е жизнено важен. Загубата на времеви и човешки ресурси от използването на неподходящ софтуер, би поставило счетоводната къща в неблагоприятни конкурентни условия.
Изборът на счетоводна програма най-общо може да следва следните стъпки:
1. Първо трябва да сме наясно какво искаме. Това значи да имаме ясна организация на счетоводната отчетност. Така ще знаем какви параметри на счетоводния софтуер са ни нужни и от кои можем и да се откажем. Защото обикновено счетоводните програми са направени на модулен принцип, което дава гъвкавост по отношение на нуждите на всеки клиент.
2. Следващата стъпка е да сравним чисто търговските условия, които предлага всяка една софтуерна компания. Това е много важен етап, защото има много некоректни компании, чиято цел е да обвържат клиентите си, надявайки се, че счетоводния софтуер е неудобен за смяна, заради трудното прехвърляне на огромната база счетоводни данни.
Така веднъж привлекли клиент с атрактивни условия, след това започват да го карат да плаща за актуализации, техническа поддръжка и т.н. Затова е важно да се запознаем внимателно с условията, свързани с експлоатацията на счетоводната програма:
- да сме сигурни, че компанията се ползва с добро име, че е стабилна и няма да изчезне от пазара. Последното би довело до невъзможност за актуализация или поддръжка на закупения вече счетоводен софтуер.
- да проучим внимателно какво влиза в цената на програмата;
- счетоводната програма трябва да има гаранционен срок на ползване;
- актуализира ли се при всяка съществена законова промяна и заплаща ли се всяка актуализация и т.н.
3. Технически изисквания на програмата:
- Удобен интерфейси – той трябва да е интуитивен, опростен и лесен за работа. Това би спестило време на счетоводителя в излишно лутане из менютата, вместо да работи по същество;
- Ръководство за работа и обучение – за всеки счетоводител е важно при започване работа с нов счетоводен софтуер, първоначално да може да разчита на подробно и добре синтезирано ръководство за работа. Първоначалното обучение, което предлагат повечето софтуерни компании също е предимство, особено за счетоводни фирми с голям брой персонал, който трябва бързо да бъде може да влезне в ритъм на работа с новия продукт.
- Модули – съвременните счетоводни програми трябва да са разработени на модулен принцип, т.е. първоначално да се закупуват само модулите, от които наистина имаме нужда, а при необходимост и да се добавят и други (например модул ТРЗ, модул Фактуриране и т.н.).
- Съвместимост с други софтуерни продукти – особено важно е програмата да генерира файлове в различни формати, които да могат да се ползват от други програми - Excel, Word, PDF, и т.н.
- Счетоводната програма трябва да е гъвкава и адаптивна. Това е важно, защото счетоводството е подвластно на постоянни промени в данъчното и счетоводно законодателство. Така счетоводителите трябва лесно и бързо да могат да отразят новите параметри в логиката на счетоводните операции, сметкоплан и т.н.