Няколко полезни съвета за преместване в нов офис

Всеки, който работи в офис, знае, че с времето предметите на работното място се систематизират и подреждат в сложна структура. Шкафове пълни с папки, чекмеджета с контакти на клиенти, кашони с архиви – всичко си има точно определено място и не се мести от там, само се допълва. Ето защо, преместването в нов офис се свързва с много трудности и неудобства, но човек трябва да бъде подготвен, защото не се знае дали и кога ще настъпи нуждата да се смени работното място.

Една от основните трудности при преместването на офис е свързана с документите. Като за начало, може да отделите известно време и да сортирате документите си като изхвърлите ненужните. Това ще ви улесни и ще ви спести много време при опаковането на това, което смятате да вземете със себе си в новия офис. Не забравяйте да опишете добре кои документи в кой кашон са, защото може да нямате възможност да разопаковате всичко в първите дни, но да ви се наложи спешно да използвате някаква информация.

Преди да започнете да опаковате, свържете се с фирмата, която ще ви помогне с преместването и попитайте кои от шкафовете могат да бъдат преместени без да се опразват. Уплътнете документите и материалите, които може да се разместят при вдигане и носене.

Добре е преди да започнете преместването да посетите новото помещение. Вижте дали няма да имате нужда от нови мебели и декорация. Ако е така, то трябва да ги изберете и поръчате предварително, защото доставката и монтирането могат да отнемат повече време. Ако в офиса ви ще има килим, по-лесно ще е да го сложите преди да пренесете всички тежки мебели. Ако помещението има нужда от боядисване, то също трябва да бъде извършено преди пренасянето.

Изключително важна част от смяната на офис е пренасянето на техниката и по-специално – на компютрите. Добре е да намерите твърди кутии или кашони, които да предпазят по-фината техника от удари. При преместване на компютри, които съдържат важна информация, направете архив на всички документи на магнитен и хартиен носител. Опаковайте добре кабелите и жаковете, за да ги предпазите от късане и повреда. Завийте всички повърхности, които могат да бъдат надраскани или олющени, за да не се повредят при допир. Когато стане време за преместване на техниката, посочете на фирмата за пренасяне кои от кашоните съдържат чупливи материали, а не е излишно и да залепите върху тях етикети „чупливо”.

Не забравяйте, че при смяна на офиса трябва да уведомите клиентите си за преместването. Ако имате списък на хората, с които фирмата ви работи, можете да им се обадите, да им пратите e-mail или писмо по пощата. Уведомете дори тези, с които не сте имали бизнес отношения от дълго време. Също така, планирайте отпечатването на визитки с новите ви контакти след преместването – телефон, адрес, факс. Ако бизнесът ви е по-обширен, може да пуснете обява във вестник или списание, или пък по телевизията.

Колкото и трудно и неприятно да е преместването в нов офис, то може да мине леко, ако го планирате отрано. Важно е да обмислите всичко и да следвате стъпките, които посочихме:

  • посетете новото помещение и преценете какво трябва да се подготви преди преместването
  • свържете се с фирмата за преместване за съвети и допълнителна информация
  • опаковайте внимателно документите си и опишете подробно съдържанието на кашоните
  • направете архив на информацията в компютрите и обезопасете техниката срещу повреди
  • свържете се с клиентите си и ги уведомете за преместването на офиса

spodelime

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *